Необходимо оценить возможные затраты. Поэтому, как и при оценке ресурсов, следует определить характер проводящих оценку с помощью аналогичных критериев. На основании полученных результатов можно установить необходимые затраты. Определив затраты, следует свести их в одну таблицу вместе с затратами на ресурсы.

В таблице показаны помесячные временные рамки. Эти временные рамки выбраны произвольно и должны быть откорректированы таким образом, чтобы совпадали с общей продолжительностью рассматриваемого проекта. В большинстве случаев месяцы – это минимальный период времени, который следует использовать. Вероятнее всего, кварталы или полугодия окажутся для сложного проекта более подходящими. В каждый промежуток времени включаются два вида затрат: некапитальные затраты и капитальные. Эти затраты суммируются в нижней части колонок. Общая сумма представляет собой полные затраты за месяц или квартал, в зависимости от того, какой период времени использован.

Возможно, для согласования проекта плана будет достаточно рассылки с целью ознакомления, но это маловероятно. Скорее всего, прежде чем у вас появится план, одобренный всеми участниками проекта, придется составить график его согласования, который будет включать несколько этапов с указанием соответствующих сроков. На каждый из этапов должно быть выделено определенное время для внесения замечаний, а также определенное время для внесения изменений в документ, и лишь затем документ следует предоставлять для дальнейшего согласования. При работе над проектом повышенной сложности следует планировать от трех до пяти этапов, определяя сроки их выполнения. Предложите участникам обсуждения выбрать наилучшие варианты из существующих. Позже можно будет внести уточнения.

После получения комментариев в общий план будут вноситься корректировки. Это позволит лучше понять каждую формируемую группу задач. После заключительного этапа необходимо построить график с указанием всех групп задач, по которым уточнялся план. Этот план должен быть достаточным для начала планирования и оценки ресурсов, что является следующим этапом разработки общего плана.

Сложные проекты требуют от вас, как от руководителя, определенного риска. На начальной стадии это подразумевает выполнение процессов до того, как они будут утверждены. Это не значит, что вы должны начать все процессы, необходимые для реализации проекта. Необходимо тщательно выбрать те из них, которые с самого начала потребуют внимания. Определив задачи, обратитесь к соответствующим линейным руководителям в той сфере деятельности, которая в наибольшей степени подходит для выполнения задачи. Нужно убедить руководителей помочь вам, выделяя ресурсы без одобрения вышестоящего руководства. Линейные руководители, как правило, делятся на две категории. Они либо горят желанием помочь вам, либо совершенно не хотят выручать.

Конечно, тех руководителей, которым не терпится начать работать, нужно поощрять. Однако следует проявить осторожность и убедиться, что они действуют в четко определенных рамках и заинтересованный менеджер имеет ясное представление о том, что приемлемо, а что нет. Этого можно достичь, заключив простое соглашение. Бланк включает основную информацию для рассмотрения, которую вы должны согласовать с линейным менеджером.

Поскольку соглашение носит неофициальный характер, может возникнуть желание обойтись без него. Однако нередко это эффективный способ обеспечить бесперебойную работу. В соглашении приведены ключевые пункты для обсуждения между вами и линейным руководителем, приступающим к работе. Это даст вам обоим надежную гарантию, что ни один из вопросов, подлежащих обсуждению, не будет упущен.

Благодаря плану управления определяются взаимоотношения между ключевыми участниками проекта и согласовывается информационный поток. В этом состоит основная его цель. Ирония заключается в том, что именно ключевые участники зачастую не придают должного значения разработке плана. Именно они растягивают график работы над проектом. Они же сетуют на низкую эффективность взаимоотношений и недостаточный уровень информированности.

Подобный подход нежелателен. Эффективное организационное управление можно обеспечить с помощью простого процесса. Вы сможете воспользоваться преимуществами плана, избежав значительных затрат времени. Проблемы, возникающие при неудовлетворительном управлении, можно предупредить.

Выделив ключевые функции, вы должны уделить время определению обязанностей работников. Это само по себе просто – нужно четко обозначить, какую роль в проекте играет сотрудник, занимающий ту или иную должность. На данном этапе нет необходимости в такой формальности, как указание обязанностей в письменном виде. Гораздо эффективней решать вопросы неофициально и обходиться без канцелярской работы. Это поможет сгладить возможные барьеры в отношениях, возникающие из-за канцелярской работы. Однако не помешает кратко изложить обязанности главных участников реализации проекта.